Le choix de gérer soi-même la comptabilité de son entreprise est une solution risquée. Celui-ci peut toutefois s’avérer payant dans la mesure où l’on dispose de bonnes connaissances de base et d’un outil de gestion adapté à ses besoins. En effet, un logiciel de comptabilité peut être un allié précieux pour le dirigeant. Néanmoins, trouver le bon logiciel n’est pas une tâche simple, car cela suppose un investissement en termes de temps et d’argent. C’est pourquoi il se révèle important de procéder par étapes. Dans ce guide, découvrez comment choisir un logiciel comptable pour sa structure.
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Quelle démarche à suivre pour choisir un logiciel de comptabilité ?
Pour avoir le bon outil de comptabilité, il convient de passer par plusieurs étapes :
- identification des besoins de l’entreprise sur les fonctionnalités du logiciel ;
- sélection des solutions comptables répondant aux critères établis ;
- tests des outils comptables.
L’identification des besoins sur les fonctionnalités du logiciel
Cette première étape consiste à déterminer les fonctionnalités utiles de l’application pour la gestion de la comptabilité. Concrètement, l’entrepreneur doit lister tous les éléments nécessaires pour répondre aux besoins de l’entreprise. Ils doivent ainsi s’adapter à l’activité exercée. Pour cela, il peut être judicieux d’établir une liste de questions. Celles-ci peuvent se baser notamment sur :
- le type d’activité (commerciale, industrielle, artisanale, agricole, libérale…) ;
- la taille de l’entreprise (TPE, PME, grande entreprise…) ;
- les ressources informatiques disponibles pour la mise en place du logiciel ;
- la taille du logiciel pouvant être intégrée par les équipements informatiques ;
- le système d’exploitation informatique ;
- le budget à disposition de la structure ;
- le besoin des équipes en niveau de formation et d’assistance ;
- le type de logiciel et le nombre d’utilisateurs (monoposte, multiposte, en ligne…) ;
- l’accompagnement par un expert-comptable ;
- le mode de stockage de données comptables ;
- l’importation des données à partir d’un logiciel de paie ;
- etc.
D’un autre côté, le professionnel doit identifier les modules dont il a besoin lors des opérations de comptabilité. Entre autres la facturation, les tableaux de bord, les déclarations de TVA, la réalisation des liasses fiscales, la gestion des commandes, la gestion des immobilisations, etc. Côté financement, il est essentiel de se demander s’il faut acheter une licence ou payer un abonnement mensuel.
La sélection des solutions comptables
Cette deuxième étape se traduit par le tri des différentes solutions comptables retenues. De fait, il existe de nombreuses applications comptables sur le marché. Une fois la liste des fonctionnalités effectuée, l’entrepreneur devra donc sélectionner celles qui répondent le mieux aux critères établis. Pour cela, il peut par exemple attribuer un coefficient d’importance à chaque critère et le noter. Les logiciels qui obtiennent les meilleures notes seront ensuite classés dans un groupe afin d’être testés.
Les tests des logiciels comptables
Dès lors que les bons logiciels ont été identifiés, les personnes chargées de leur utilisation doivent impérativement les faire tester. Il peut s’agir du dirigeant lui-même, d’un collaborateur ou d’un expert-comptable.
Cette dernière étape consiste à évaluer chaque outil par rapport aux fonctionnalités existantes, aux nouvelles technologies intégrables, aux avantages qu’il peut apporter… D’une manière générale, une version d’essai du programme est toujours proposée par l’éditeur avant d’en acquérir la version complète. C’est donc une occasion pour le professionnel de faire un comparatif des différentes solutions comptables.
Par ailleurs, les phases de tests permettent d’avoir un aperçu sur les éléments de synthèse tels que les indicateurs, les graphiques… De plus, elles peuvent indiquer si une formation est à prévoir.
Quels sont les points à retenir lors du choix d’un logiciel comptable ?
Il existe certains points à prendre en compte afin de bien choisir le logiciel comptable adapté à l’activité de sa structure.
L’obtention des documents réglementaires
Les entreprises sont soumises à des obligations comptables qui varient en fonction de leur régime d’imposition. Elles doivent garder des traces sur les mouvements financiers réalisés et établir certains documents tels que les livres comptables, les comptes annuels… De ce fait, le professionnel doit choisir un logiciel de comptabilité capable de lui fournir tous les documents réglementaires.
Une solution comptable à long terme
À l’heure actuelle, le monde du travail connait une évolution grandissante. Et ce, que ce soit au niveau de la règlementation, de la technologie ou encore des habitudes de travail. Ce qui signifie que les outils de gestion utilisés en entreprise doivent s’adapter en permanence à ces changements. En définitive, le logiciel comptable doit pouvoir évoluer et répondre aux besoins ainsi qu’aux contraintes futures de la structure.
Un logiciel conçu par un éditeur reconnu
Comme toute application, un logiciel comptable est un programme complexe dont le développement requiert des connaissances spécifiques. Choisir un éditeur reconnu garantit donc à l’utilisateur une solution pérenne, innovante et fiable.
Dans ce cas, le risque d’abandonner le développement de l’application est relativement faible. En outre, un bon éditeur met toujours son logiciel à jour en temps réel et veille à ce que ce dernier réponde à la règlementation en vigueur. Dans certains cas, une équipe d’assistance disponible à tout moment de la journée est mise à disposition de l’entreprise.
Un programme avec mise à jour automatique
Il est important de savoir que de nouvelles obligations sont imposées aux logiciels comptables. Ceux-ci doivent permettre de fournir un fichier appelé « Fichier des Écritures Comptables » exigé par l’administration lors d’un contrôle fiscal. Pour les entreprises assujetties à la TVA, l’utilisation d’une application certifiée conforme depuis le 1er janvier 2018 est obligatoire.
Pour choisir un outil de comptabilité, il faut donc s’assurer qu’il soit conforme aux dernières règlementations. De la même manière, l’éditeur doit pouvoir produire une version mise à jour du logiciel en cas d’éventuelle modification réglementaire.
La consultation d’un expert-comptable
Si le dirigeant se fait accompagner par un expert-comptable, il est toujours recommandé de solliciter ce dernier pour demander son avis. En tant que professionnel, il peut conseiller sur le choix du logiciel comptable. Plus encore, certains éditeurs sont en collaboration avec des experts-comptables. Ce qui permet aux clients du cabinet d’accéder facilement aux solutions comptables.
La consultation d’un expert-comptable est cruciale pour choisir un logiciel comptable adapté à vos besoins. Cependant, il est tout aussi essentiel de considérer les aspects pratiques de votre activité. Par exemple, si vous êtes engagé dans le commerce en ligne comme la revente sur Vinted, il serait judicieux de choisir un logiciel qui peut facilement s’intégrer à cette plateforme. Pour comprendre comment cela fonctionne, je vous recommande vivement la Meilleure formation Vinted qui vous guidera à travers le processus d’achat et de revente sur Vinted et comment gérer efficacement vos finances dans ce contexte.
